IT-Vergabe

Die Vergabe von Liefer- oder Dienstleistungen der Informations- und/oder Kommunikationstechnologie ist für viele IT-Verantwortliche eine lästige Pflichtübung, die ohnedies knappe Ressourcen bindet. Gleichwohl kommt ohne eine bedarfsorientierte und gleichsam vergaberechtskonforme Ausschreibung kein öffentlicher Auftraggeber zur benötigten Leistung.

Denn sie fixiert alle wesentlichen Rahmenbedingungen des anschließenden Umsetzungsprojektes. Das Ergebnis des IKT-Vergabeverfahrens stellt eine wichtige Vorentscheidung über den Erfolg des anschließenden Umsetzungsprojektes dar.

Die MAYBURG Rechtsanwaltsgesellschaft mbH ist spezialisiert auf die beratende Unterstützung von IKT-Vergabeverfahren öffentlicher Auftraggeber. Fundierte Vergabeempfehlungen, juristisch und fachlich vollständige und geprüfte Vergabeunterlagen sowie eine zielgerichtete Verhandlungsführung kennzeichnen unsere Beratung. 

Auftragsvergabe für IKT-Leistungen richtig planen und rechtssicher durchführen. Unser Vorgehen.

Anhand eines vielfach in der Praxis erprobten Vorgehensmodells begleiten wir öffentliche Auftraggeber von der ersten Idee einer IKT-Beschaffung bis hin zur konkreten Auftragsvergabe und gegebenenfalls Auslieferung.

Auftaktgespräch

Das Auftaktgespräch dient dem ersten Abstecken der aktuellen Fragestellungen, Zielsetzungen und Bedarfe Ihrer Verwaltung und des Bedarfsträgers, um das Projekt „IKT-Beschaffung“ individuell zu optimieren – sowohl in technischer und vergaberechtlicher als auch zeitlicher Hinsicht. Sie erhalten damit unter anderem eine detaillierte Projektplanung.

Anforderungsdefinition

In gemeinsamen Workshops werden, aufbauend auf dem Auftaktgespräch, mit den Verantwortlichen seitens des Bedarfsträgers einerseits und unseren im IKT- Umfeld versierten Beratern andererseits die Anforderungen an die zu beschaffende Leistung gemeinsam definiert und priorisiert, selbstverständlich auch dies unter Berücksichtigung des geltenden Vergaberechts.
Für die Beschaffung von Schul-IT und im Rahmen des DigitalPakt gelten darüber hinaus besondere Anforderungen, die ebenfalls berücksichtigt werden.

Erstellung der Vergabeunterlagen und Ausschreibung

Nun geht es an die eigentliche Ausschreibung: Unter Berücksichtigung der aktuellen Vergaberechtsvorschriften und der einschlägigen Rechtsprechung erstellen wir die Vergabeunterlagen entsprechend der geltenden Rechtsvorschriften, bestehend aus dem Anschreiben, den Bewerbungsbedingungen sowie den Vertragsunterlagen. Letztere bestehen aus der Leistungsbeschreibung und den Vertragsbedingungen. In den Bewerbungsbedingungen wird der Rahmen für die Durchführung des Vergabeverfahrens festgelegt. Im Anschluss übernehmen wir auch die Veröffentlichung der IT-Ausschreibung.

Von der Strategie zur Beauftragung

Eine durchdachte Beschaffungsstrategie ist auch bei IT-Beschaffungen unerlässlich, ganz gleich ob es sich nun um die Anschaffung von Hardware, Dienstleistungen/Support oder Software handelt. Sie gewährleistet die Formulierung wesentlicher Anforderungen an das Projekt. Je unmissverständlicher die Anforderungen formuliert sind, desto besser sind erfahrungsgemäß die Angebote der Bieter und damit letztlich der zu schließende Vertrag. Zentrale Aspekte sind hierbei:

• Aufteilung des Gesamtauftrags in zeitlich und/oder technisch abgegrenzte Teilprojekte?
• Sind bestehende Vertrags- bzw. Lieferbeziehungen zu beachten?
• Wie werden die Verantwortungsbereiche unterschiedlicher Auftragnehmer abgegrenzt und integriert?
• Welche Konditionen sollten mit Rücksicht auf die zu erwartende Markt- bzw. Preisentwicklung des Leistungsgegenstandes fixiert werden?
• Prüf- , Abnahme- und Gewährleistungsstrategie für erbrachte Leistungen
• Eindeutige Regelung der Art und des Umfangs der geschuldeten Leistung sowie der Prüf- und Abnahmekriterien
• Klare Regelungen für die Mehr- oder Minderabnahme von Leistungen
• Eindeutige und ausgewogene Mechanismen für das Change Management von Leistungsparametern
• Definition projektverträglicher Regularien für den Fall der Schlecht- oder Nichterfüllung des Vertrages
  
• Effiziente und differenzierte Mechanismen für den Eskalationsfall

Angebotsprüfung und -wertung

Nach Eingang der Angebote übernehmen wir für Sie die Prüfung der formalen Anforderungen, der Bietereignung, der Preisangemessenheit sowie die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes entsprechend den gemeinsam festgelegten Vorgaben.

Auftragsbekanntmachung, Zu- und Absageschreiben, Beschlussvorlage und Vergabebekanntmachung

Zu Beginn des Verfahrens führen wir für Sie die Bekanntmachung – gegebenenfalls entsprechend den Vorgaben der „eVergabe“ – durch.

Des Weiteren fertigen wir für Sie nach der gemeinsamen Abschlussbesprechung Formulierungsvorschläge für die Zu- und Absageschreiben, die den Anforderungen des GWB bzw. der UVgO entsprechen, sowie bei Bedarf die Beschlussvorlage für Ihren Entscheidungsträger (z.B. Rat/Ausschuss), welche die finale Beschaffungsempfehlung aufzeigt und begründet.

Juristisches Projektcontrolling

Um Abweichungen von der Leistungsbeschreibung oder gar Mängel bei der Leistungserbringung im Einführungsprojekt rechtzeitig zu erkennen und abstellen zu lassen ist es wichtig, sowohl bei der IT-Projektumsetzung als auch bei der etwaigen Abnahme der Leistung höchste Sorgfalt walten zu lassen. Auch hierbei können wir Sie unterstützen, um Ihre berechtigten Ansprüche zu sichern.

Höchste Ansprüche. Gemeinsame Ziele. Kompetente Partner.

Die Durchführung von IKT-Beschaffungen erfolgt bei Bedarf in Kooperation mit technisch-fachlich spezialisierten Unternehmen.
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